Shopify-Buchhaltung: Wie Sie mithilfe von Shopify Apps automatisiert Shopify Rechnungen erstellen und alles im Blick behalten

Während sich einige wenige für sie begeistern, ist sie für die allermeisten Händler ein großes, aber notwendiges Übel: Die Rede ist von der Buchhaltung. Der Grundsatz zur ordnungsgemäßen Buchführung schreibt vor, dass sämtliche Geschäftsvorfälle zeitnah und chronologisch dokumentiert werden müssen. Um dem gerecht zu werden, sollten Sie Ihre Shopify-Buchhaltung automatisieren. Wie Sie eine Shopify Rechnung erstellen und mit Ihrer Buchhaltungssoftware zusammenbringen, erläutern wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Shopify Rechnungen müssen buchhalterisch erfasst werden

Der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung laut Handelsgesetzbuch (HGB) gilt auch für Unternehmen im E-Commerce. Dieser besagt im Wesentlichen nichts anderes, als dass sämtliche Einnahmen und Ausgaben erfasst und dokumentiert werden müssen. Auf Seiten der Einnahmen bedeutet das, dass alle ausgehenden Shopify Rechnungen buchhalterisch erfasst werden müssen. Gleiches gilt für die Dokumentation von Kosten, sei es für Personal, Wareneinkäufe, Lagerstätten, Büromiete usw. 

Für die meisten Unternehmen gilt darüber hinaus die Umsatzsteuerpflicht. Ist das der Fall, werden neben Einnahmen und Ausgaben (Netto) auch die eingenommene Umsatzsteuer sowie die bereits im Vorfeld an das Finanzamt abgeführte Vorsteuer erfasst. Die Vorsteuer wird dabei wahlweise monatlich oder quartalsweise abgeführt.

Aus diesen Vorgaben entsteht den Händlern ein nicht zu unterschätzender Aufwand. Kommt es innerhalb der Buchhaltung zu Fehlern, drohen darüber hinaus empfindliche Konsequenzen durch das Finanzamt. Um dem vorzubeugen, setzen viele Unternehmen eine DATEV-Buchhaltungssoftware ein und automatisieren damit ihre Buchführung. Es gibt diverse Shopify-Buchhaltungs-Apps, die je nach Ausstattung eine Rechnung online erstellen, über die man Shopify-Rechnungen einsehen kann, die ein- und ausgehende Zahlungsströme (z.B. über Shopify Payments) verbuchen und diese nach den Vorgaben der DATEV direkt an das zuständige Finanzamt übermitteln können. Im Folgenden wollen wir Ihnen einige dieser Apps vorstellen.

Shopify Rechnung erstellen: Darauf kommt es an

Bei der Buchhaltung liegt der Fokus der Shopify-Händler meist auf drei Aspekten: Rechnungserstellung, Zahlungsabgleich und die DATEV-konforme Bereitstellung der Daten. 

Die Rechnungen können Sie mithilfe einer der zahlreichen Apps aus dem Shopify App Store, wie z.B. Sufio erstellen. Darüber hinaus nutzen viele Händler ihr ERP-System für die Rechnungserstellung. 

Bei der DATEV-konformen Bereitstellung von Daten, die im Shop anfallen, wie z.B. Transaktionen oder Retouren, werden diese im DATEV-Format festgehalten. Hierfür eignet sich beispielsweise die App pathway, mit der Sie zusätzlich Ihre Rechnungen erstellen können.

Beim Zahlungsabgleich wird kontrolliert, ob alle Zahlungen korrekt sind. Sie können Ihre Daten im Shopify Backend als csv- oder Excel-Datei herunterladen und so z.B. Transaktionsgebühren nachvollziehen. Dies ist allerdings nur bei den Shopify Payments möglich, bei Zahlungsanbietern wie Paypal müssen Sie diese separat heruntergeladen werden.

Einfache Buchhaltung vs. Doppelte Buchhaltung: Das sind die Unterschiede

Die einfache und die doppelte Buchführung lassen sich recht einfach auseinanderhalten, da sie deutliche Unterschiede in zentralen Punkten aufweisen. Welche das sind, haben wir Ihnen hier einmal zusammengefasst:

Shopify-Buchhaltung: Apps im Überblick

Shopify bietet im Shopify App Store viele Buchhaltungs-Apps an. Einige davon haben schon im vorangegangenen Kapitel Erwähnung gefunden. Nachfolgend werden wir auf einige der Apps genauer eingehen, mit denen Sie ganz einfach Shopify Rechnungen erstellen können.

pathway Buchhaltungsexport

Um die Buchhaltung zu entlasten und mühseliges Zuordnen von Transaktionsdaten händisch zu erledigen, erhalten Sie mit pathway Exporte im DATEV-Format. Hierfür müssen Sie lediglich die Buchhaltungs Export Pro App installieren. Die Lösung wurde zusammen mit Shopify-Händlern und Steuerberatern entwickelt. In wenigen Klicks können Sie alle relevanten Daten abrufen und exportieren.

Die Vorteile:

• DATEV-konforme Exporte inkl. Rückerstattungen, Rabatte & Liefergebühren für Ihren Steuerberater

• Multi-Shop: Verwalten Sie mehrere Ihrer Shops mit nur einem Tarif

• Umsätze lassen sich nach Lieferland trennen (OSS)

• Abgleich aller Zahlungsanbieter (z.B. Shopify Payments)

• Monatliche Kündigung möglich

• Onboarding erfolgt gemeinsam mit Ihrem Steuerberater

Preisstruktur (netto):

Der niedrigste Tarif „Starter“ geht bei 29€/Monat los für bis zu 250 Bestellungen pro Monat. Bei bis zu 7500 Bestellungen greift der „Professional“ Tarif für 49€ bis 149€ pro Monat. Alles darüber deckt der „Enterprise“ Tarif ab für 149€ im Monat. Je 1.000 weiterer Bestellungen kommen hier zusätzlich 10€ zur Monatsgebühr dazu.

pathway Buchhaltungsexport wird auch von unserem Kunden Live Fast Die Young genutzt.

WISO MeinBüro

Mit der Buchhaltungssoftware WISO Mein Büro lassen sich alle relevanten Funktionen abbilden, von der Rechnungserstellung bis hin zu Jahresabschlüssen. Die Integration erfolgt über die WISO App im Shopify App Store.

Die Vorteile:

• Automatisches Abgleichen von Zahlungen und automatisches Mahnwesen

• Erstellung von Rechnungen bei der sämtliche Bestelldaten automatisch von Shopify übernommen werden

• DATEV-Schnittstelle für Steuerberater

Preisgestaltung (netto):

• WISO MeinBüro kann 14 Tage kostenlos getestet werden. Anschließend kostet das günstigste Paket 6,00€ im Monat bei Abschluss eines Jahresabos für die Web-Version. Darüber hinaus gibt es auch noch eine Desktop-Version ab 9,90€ pro Monat. Beide Versionen sind nicht miteinander kompatibel.

pathway Rechnungsprinter

Eine Shopify App für die reine Rechnungserstellung bietet der pathway Rechnungsprinter. Dieser erstellt für jede Bestellung im Shop eine dazugehörige Rechnung. Über die Plattform des Anbieters kann Zugriff für den Steuerberater gewährt werden.

Die Vorteile:

• Automatische und rechtskonforme Kundenrechnungen versenden

• Lückenlose und fortlaufende Rechnungsnummern und Gutschriften

• Kombinierbar mit Shopify POS

• Ausgelegt für viele Bestellungen, internationale Lieferländer und Steuersätze

Preisgestaltung (netto):

• Das kleinste Paket mit bis zu 50 Rechnungen im Monat startet bei monatlich 9,99$. Ab 2.500 Rechnungen sind es 19,99$ pro Monat. Pro weiterer 1.000 Rechnungen steigt der Preis um 5$.

Unser Kunde ooia nutz pathway Rechnungsprinter für ihre Shopify Buchhaltung.

Order Printer Pro

Für den automatisierten Rechnungsversand können Shopify-Händler auch auf Order Printer Pro setzen. Für eine umfangreiche Gestaltung der Rechnung ist zusätzlich die Order Printer Template App notwendig.

Die Vorteile:

• Automatische Versendung einer PDF-Rechnung zu jeder Kundenbestellung

• Export der Daten als Bulk-Export möglich

• Filterung und Erstellung von Rechnungen aus dem Shopify-Backend und POS möglich

• Unterstützt Shopify Markets (Übersetzungen, Multi-Währung, Steuern)

Preisgestaltung (netto):

• Bis zu 50 Bestellungen im Monat ist die App kostenfrei. Anschließend wird eine monatliche Gebühr von 10$ erhoben.

Order Printer Pro wird auch von unseren Kunden wie Gymondo, Vogue oder Shape Republic genutzt.

Sufio

Sufio ist eine Shopify App, die rein zur Rechnungserstellung genutzt werden kann. Die Rechnungen können hier als PDF heruntergeladen und an den Kunden verschickt werden. 

Die Vorteile: 

• Automatische Erstellung und Versendung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen

• Rechtmäßig in über 50 Ländern

• Dokumente lassen sich in 35 Sprachen übersetzen

• Anpassung der Vorlagen: Logo, Farben und Schriftarten können eingesetzt werden

• Drucken und herunterladen vieler Rechnungen zugleich, vereinfacht das Teilen

• B2B-Verkäufe: Überprüfung der MwSt. in der EU, sowie das Einstufen von steuerbefreiten Kunden

Preisgestaltung (netto)

Sufio kann über einen Zeitraum von 14 Tagen kostenlos getestet werden. Anschließend kann man zwischen verschiedenen Plänen wählen: 

• Basic-Plan für $19/Monat inklusive 50 Rechnungen

• Standard-Plan für $49/Monat mit unbegrenzter Anzahl an Rechnungen sowie weiteren Funktionen

• Premium-Plan für $129/Monat mit unbegrenzter Anzahl an Rechnungen und vielen weiteren Funktionen, wie z.B. Priority-Support und Angebote und Kostenvoranschläge 

• Enterprise-Plan für $499/Monat mit unbegrenzter Anzahl an Rechnung sowie allen verfügbaren Funktionen

Unser Kunde #You nutzt Sufio für die Buchhaltung der Brand Ava & May.

Fazit: Deshalb sollten Sie Ihre Shopify-Buchhaltung automatisieren

Ab einem gewissen Bestellaufkommen werden manuelle Prozesse zum Bottleneck Ihres Unternehmens, da sie viele Ressourcen binden und enorm fehleranfällig sind. Die Shopify-Buchhaltung bildet da keine Ausnahme. Die automatische Rechnungserstellung kann Ihnen und Ihrem Team im Geschäftsalltag eine Menge Arbeit abnehmen und dabei helfen, Ihre Zahlungsströme zeitnah und je nach App gemäß DATEV zu dokumentieren. Das wiederum hilft den Behörden dabei, Ihre Geschäftsvorfälle nachzuvollziehen und beugt Rückfragen und damit einhergehende Unannehmlichkeiten vor. Im Beitrag haben wir Ihnen einige der renommiertesten Shopify-Buchhaltungs-Apps vorgestellt, die Ihren Unternehmensalltag sicher vereinfachen werden.