Grenzübergreifend verkaufen: Shopify Umsatzsteuer für B2B-Kunden in Shopify realisieren

Händler und Händlerinnen, die online an B2B-Kunden verkaufen, kennen die Problematik der unterschiedlichen Mehrwertsteuerpflichten. Diese unterscheiden sich von den Pflichten, denen bei der Umsatzsteuer in Hinblick auf B2C-Verkäufe nachgekommen werden muss, vor allem dann, wenn es sich um grenzübergreifende Verkäufe handelt. In diesem Beitrag wollen wir genauer auf diese Problematik eingehen und erklären, wie diese auf einfache und schnelle Art und Weise auch in Shopify Shops gelöst werden kann.

Das Problem mit der Umsatzsteuer

Als Unternehmen müssen Sie in der Regel bei Verkäufen im eigenen Land (egal ob B2B oder B2C) die Umsatzsteuer (auch bekannt als Mehrwertsteuer) leisten – vorausgesetzt, Sie beanspruchen keine anderweitige Regelung (z.B. Kleinunternehmerregel). Abhängig davon, welche Art von Produkten (physisch oder digital) Sie vertreiben, in welchen Ländern Sie tätig sind und wer Ihre Käufer sind, kommen jedoch unterschiedliche Umsatzsteuerpflichten auf Sie zu.

Der grobe Überblick:

• Verkäufe innerhalb Deutschlands an B2B oder B2C-Kunden sind mehrwertsteuerpflichtig.

• Verkäufe in Staaten außerhalb der EU (egal, ob B2B oder B2C) benötigen keine Umsatzsteuerausweisung.

• Bei B2B-Verkäufen in ein anderes EU-Land muss keine Mehrwertsteuer im Ursprungsland ausgewiesen werden.

• Bei Verkäufen an Endkunden in einem anderen EU-Land ist die Erhebung der Umsatzsteuer Pflicht.

Ob Sie dabei den deutschen Steuersatz veranschlagen müssen, oder den des jeweiligen Ziellandes hängt dabei von bestimmten Umsatzgrenzen ab. Außerdem kommt es darauf an, ob Sie digitale Produkte oder physische Waren vertreiben, denn auch hier gibt es je nach Land unterschiedliche Steuersätze. Sie sehen, das Steuerthema ist wie immer ein eher kompliziertes. Vor allem Onlineshops, die mit ihrem Shopify-Shop grenzübergreifend an Geschäfts- und Endkunden in ganz Europa verkaufen, stellt das vor eine Herausforderung. Damit es Ihnen erspart bleibt, jede Rechnung an B2B-Kunden manuell anzupassen und jede Umsatzsteuer-IDs einzeln zu prüfen, hat das Latori-Team eine App-Lösung entwickelt, die wir Ihnen nachfolgend vorstellen möchten.

Shopify, Umsatzsteuer und B2B

Die Umsatzsteuer-Einstellungen für B2B-Verkäufe in Shopify sind entscheidend, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und sicherzustellen, dass Unternehmen korrekt besteuert werden.

• Standortbasierte Besteuerung: Shopify ermöglicht es, die Umsatzsteuer basierend auf dem Standort des Kunden zu berechnen. Für B2B-Verkäufe ist es wichtig, die korrekten Steuersätze für das jeweilige Land oder die jeweilige Region zu konfigurieren.

• Kundeninformationen für B2B-Besteuerung: Shopify ermöglicht die Sammlung spezifischer Kundeninformationen, einschließlich ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT-ID). Diese Informationen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass B2B-Kunden möglicherweise von der Umsatzsteuer befreit sind.

• Freistellungen und Ausnahmen: Unternehmen können in den Shopify-Einstellungen spezifische Freistellungen und Ausnahmen für B2B-Kunden einrichten, wenn sie berechtigt sind, von der Umsatzsteuer befreit zu werden.

• Umsatzsteuerbefreiung für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen: Shopify ermöglicht es, bestimmte Produkte oder Dienstleistungen von der Umsatzsteuer zu befreien, wenn dies gemäß den geltenden Gesetzen möglich ist.

• Automatische Berechnung der Umsatzsteuer: Durch die korrekte Konfiguration der Umsatzsteuereinstellungen berechnet Shopify automatisch die entsprechende Umsatzsteuer für jeden Verkauf, basierend auf den gesammelten Informationen.

• Integration mit Steuerberatungsdiensten: Shopify ermöglicht die Integration mit verschiedenen Steuerberatungsdiensten, um sicherzustellen, dass die Umsatzsteuereinstellungen stets den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

• Überwachung von Gesetzesänderungen: Es ist wichtig, Änderungen in den Umsatzsteuergesetzen im Auge zu behalten. Shopify ermöglicht es, sich über Updates und Änderungen in den Steuervorschriften zu informieren und die Einstellungen entsprechend anzupassen.

• Prüfung und Berichterstellung: Shopify bietet Funktionen zur Überprüfung und Berichterstellung über Umsatzsteuertransaktionen. Dies erleichtert Unternehmen die Einhaltung der Buchführungsanforderungen und ermöglicht die Überprüfung von Umsatzsteuerzahlungen.

Durch die sorgfältige Konfiguration dieser Umsatzsteuer-Einstellungen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre B2B-Verkäufe in Shopify den geltenden Umsatzsteuervorschriften entsprechen und rechtlich einwandfrei abgewickelt werden.

Umsatzsteuerbefreiung und Ausnahmen bei B2B-Verkäufen

B2B-Umsatzsteuerbefreiungen und Ausnahmen beziehen sich hierbei auf spezifische Regelungen, die es Unternehmen ermöglichen, unter bestimmten Bedingungen von der Umsatzsteuer befreit zu werden. Diese Regelungen variieren je nach Land- und Rechtsordnung.

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT-ID): In vielen Ländern können Unternehmen, die innerhalb der EU tätig sind, von der Umsatzsteuer befreit werden, wenn sie über eine gültige Umsatzsteuer Identifikationsnummer (VAT-ID) verfügen. Die B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen mit gültigen VAT-IDs können dann als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen behandelt werden.

• Nachweis der Unternehmenseigenschaft: Um von der B2B-Umsatzsteuerbefreiung zu profitieren, müssen Unternehmen oft nachweisen, dass sie eine geschäftliche Transaktion tätigen. Dies kann durch die Bereitstellung von Handelsregistern, Gewerbeanmeldungen oder anderen relevanten Unterlagen erfolgen.

• Grenzüberschreitende Dienstleistungen: Für B2B-Dienstleistungen über Landesgrenzen hinweg gelten oft spezifische Regelungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die geltenden Vorschriften für die Umsatzsteuerbefreiung bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen verstehen und einhalten.

• Reverse-Charge-Verfahren: In einigen Ländern wird das Reverse-Charge-Verfahren angewendet, bei dem die Verantwortung für die Umsatzsteuerzahlung auf den Leistungsempfänger übergeht. Das bedeutet, dass der Kunde die Umsatzsteuer in seinem Heimatland selbst abführen muss.

• Befreiung für bestimmte Dienstleistungen: Einige Länder gewähren eine B2B-Umsatzsteuerbefreiung für bestimmte Dienstleistungen oder Transaktionen. Hierzu können beispielsweise Beratungsleistungen, Finanzdienstleistungen oder Bildungsdienstleistungen gehören.

• B2B-Umsatzsteuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: Innerhalb der EU können B2B-Lieferungen zwischen Unternehmen mit gültigen VAT-IDs in einem Mitgliedsland von der Umsatzsteuer befreit sein. Die korrekte Anwendung erfordert die Beachtung der geltenden EU-Richtlinien.

• Befreiung für Exporte und internationale Transaktionen: Bei grenzüberschreitenden Geschäften außerhalb der EU können Exporte von der Umsatzsteuer befreit werden. Unternehmen müssen die Vorschriften des jeweiligen Landes, in dem Waren oder Dienstleistungen exportiert werden, genau kennen.

Welche Steuerlösungen gibt es für Shopify?

Eines vorweg: Natürlich können passende Steuersätze im Backend von Shopify hinterlegt werden. Auch Mehrwertsteuersätze für digitale Produkte können hier nach Land angepasst werden. Für Verkäufe ins EU-Ausland können Sie im Shopify-Admin unter Einstellungen > Steuern die Funktion „Alle Preise inklusive Steuern anzeigen“ deaktivieren.

Oft bieten Händler und Händlerinnen ihre Waren allerdings nicht nur für ein bestimmtes Land an. Den Mehrwertsteuersatz bei jeder Bestellung aus dem Ausland manuell festzulegen, ist aufwändig und zeitintensiv und sollte tunlichst vermieden werden. Diese Zeit können Sie besser investieren! Um den richtigen Steuersatz herauszufinden, benötigen Sie zudem die Umsatzsteuer-ID des Käufers. Liegt die ID vor, muss diese schließlich beim Bundeszentralamt für Steuern überprüft werden.

Tax Exempt Manager - Was kann die App?

Der Tax Exempt Manager stellt sicher, dass Sie und Ihr Unternehmen die EU-Richtlinien einhalten, damit Sie die Anwendung komfortabel nutzen können und Ihre Geschäfte so steigern.

Das Team von Latori Apps hat für dieses Plugin einen Algorithmus entwickelt, der die Umsatzsteuer-ID Ihres Geschäftskunden anhand der offiziellen EU-Datenbank VIES für Steuernummern der Europäischen Kommission erfasst und automatisch überprüft. Entspricht die eingegebene Umsatzsteuer-ID dem richtigen Muster, korrigiert sich der Betrag an der Kasse automatisch und der Kunde kann ohne Mehrwertsteuer kaufen. Die Steuerbefreiung erfolgt ohne dass das Anlegen eines Accounts erforderlich wird. Die validierte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird dann für die Bestellung gespeichert und kann auf Rechnungen gedruckt werden.

Im Warenkorb von Filafarm kann die Umsatzsteuer-ID dank der App einfach eingetragen werden

Endkunden außerhalb der EU (z.B. Norwegen) können dank der App zudem Preise exklusive Steuern sehen, wohingegen EU-Kunden der Gesamtpreis inkl. Steuer angezeigt wird. Der Tax Exemption Manager führt also an der Kasse die exakten Nettopreise für alle B2B-Kunden an. Und auch die Mehrwertsteuersätze, die je nach Land fällig werden, können damit abgebildet werden.

Je nach Auswahl des Landes (hier am Beispiel Belgien) ändert sich die angezeigte Umsatzsteuer im Checkout.

Die App ist dabei sicher vor Fälschungen, da sie nur mit bestätigten Umsatzsteuer-IDs funktioniert. Die App kann von Ihnen schnell und einfach installiert und Text und Stil können durch eigenhändige Eingriffe in den Code angepasst werden.

Alle Vorteile des Tax Exempt Managers auf einen Blick

Für Sie als Händler oder Händlerin ist ein Fakt sicherlich am wichtigsten: Dank der App müssen Sie Rechnungen nicht mehr manuell anpassen. Ebenso bleibt es Ihnen erspart, die Steuer für mehrwertsteuerpflichtige, ausländische Händler zurückerstatten zu müssen. Sie sparen also eine Menge Zeit! Zudem erwarten Sie noch mehr Vorteile:

• Sie steigern den Umsatz durch die Mehrwertsteuerbefreiung innerhalb der EU.

• Sie maximieren den Komfort für Ihre B2B Kunden, da diese schnell und ohne Anlegen von Kundenaccounts von der Umsatzsteuerbefreiung profitieren können.

• Der Tax Exempt Manager funktioniert sowohl mit Netto-Preisen als auch mit Brutto-Preisen und steigert so die Usability.

• Die App lässt sich einfach installieren - setzen Sie nur das Textfeld für die Umsatzsteuer-ID ein. Wir liefern den Code und die Anleitung dafür!

• Sie behalten dank einer Liste mit allen Aufträgen, die nach einer positiven Ust.-ID-Prüfung erstellt wurden, den Überblick.

• Er ist sowohl im Warenkorb als auch im Kundenkonto nutzbar

• Der Tax Exempt Manager ist vollständig GDPR-konform

• Die Überprüfung der USt.-IDs erfolgt per MIAS EU-Datenbank

Was kostet der Tax Exempt Manager?

Die ersten 14 Tage können Sie den Tax Exempt Manager kostenlos testen, um zu gewährleisten, dass er für Ihre Belange einwandfrei funktioniert. Danach kostet die App $9.99 im Monat.

Wer nutzt den Tax Exempt Manager?

Der Tax Exempt Manager ist bereits bei hunderten Shopify-Händlern und Händlerinnen im Einsatz. Shopify-Nutzer und Latori-Kunde Filafarm setzte dabei den Grundstein und ermöglicht seinen B2B-Kunden seither die Mehrwertsteuerbefreiung und das Anzeigen von Brutto- und Nettopreisen. Auch Shopify-Shops wie der Wikipedia Store haben die App im Einsatz. Viele unserer Latori-Kunden, die mit Shopify oder Shopify Plus verkaufen, profitieren von den Vorteilen der App, darunter auch Doxa Watches, DEGELER oder Dear Reality.

Muss nach der Installation noch etwas beachtet werden?

Nachdem die App installiert ist, können Sie sich ganz Ihrem Kerngeschäft widmen. Sie kümmern sich weiterhin um Ihre Verkäufe und der Tax Exempt Manager von Latori Apps kümmert sich um die Steuerregelung!