Salesforce: Single Org oder Multi Org?

Wer sein Unternehmen mit Salesforce organisieren möchte, steht irgendwann vor der Wahl, das ganze per „Single Org“ oder „Multi Org“ zu unternehmen. Diese Wahl ist wichtig, denn sie bestimmt den weiteren Verlauf der Planung und Organisation, Salesforce im eigenen Geschäft anzuwenden. Org steht hierbei für Organization, also Organisation; die oben genannten Ansätze werden als Organization Strategy, also Organisationsstrategie, bezeichnet. Was beinhalten diese Strategien jedoch und wie findet man heraus, welche am besten für das eigene Unternehmen ist?

Was bestimmt die Org?

Die Wahl der Single Org oder Multi Org bestimmt die weitere Planung der eigenen Organisation des Unternehmens mit Salesforce. Sowohl Single Org als auch Multi Org kommen mit ihrer eigenen Architektur, eigenen Möglichkeiten und eigenen Planungsabläufen daher. Robert Desisto von Salesforce bezeichnet es als eine „logische Force.com-Instanz, eine Instanz von Daten und Metadaten für eine Anzahl von Usern“. Beide Instanzen kommen also mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen, die in die Entscheidung mit einfließen und abgewägt werden müssen.

Wann nützt Single Org?

Wie schon am Namen ein wenig zu erkennen ist, ist die Single Org Infrastruktur am besten, wenn es um die übersichtliche Standardisierung von Unternehmensabläufen geht. Man erhält eine weitaus bessere Sichtbarkeit der Abläufe im Management, mit verschiedenen Reports und der Übersicht der Aktivitäten, die in einem Business-Prozess enthalten sind. Abhängig von diesen Daten kann man leicht sehen, wo es Probleme gibt, und alle Abläufe sind übersichtlich auf einen Blick sichtbar.

Weiterhin kann man alle dazugehörigen Prozesse einfach streamlinen und die entstehenden Daten teilen. Dazu gehört auch, dass es für all diese Übersichten nur einen zentralen Login gibt, mit dem man dann die Übersicht über alle Prozesse erreichen kann. Kurz gesagt, man hat immer alles auf einen Blick.

Ideal ist die Single Org Instanz vor allem bei kleineren Unternehmen oder Unternehmen, bei denen sich die Unternehmensprozesse auch in den verschiedenen Bereichen sehr ähneln oder einheitlich sind bzw. bei denen die geteilten Informationen sich nicht sehr unterscheiden. Das ermöglicht ein einfaches Zusammenfassen der verschiedenen Daten und bietet einen schnellen Überblick. Mehr als eine Instanz, wie es bei Multi Org der Fall wäre, ist hier also nicht nötig; alles wird vereinfacht.

Was passiert jedoch, wenn die einzelnen Bereiche eines Unternehmens sehr unabhängig voneinander agieren und sich stark voneinander unterscheiden?

Wann nützt Multi Org?

Ein Multi Org ist vor allem dann nützlich, wenn die verschiedenen Reports der Unternehmensbereiche zu stark voneinander abweichen und das Abbilden in einer Single Org nicht funktionieren würde. In diesem Fall bietet die Multi Org den Plan, den man benötigt. Die Multi Org besteht in anderen Worten aus mehreren Single Orgs, die alle ein abgetrenntes Reporting nutzen und in denen man die verschiedenen Informationen der einzelnen Unternehmensbereiche getrennt voneinander einsehen kann. Es ist sogar möglich, eine zentrale Reportingeinheit zu erstellen, die die verschiedenen Daten der Multi Org zusammenfasst – das ist jedoch oft sehr kompliziert, weil sich die einzelnen Unternehmensbereiche in diesen Fällen stark voneinander unterscheiden. Ist ein zentrales Reporting wirklich nötig, sollte man im Zweifel also doch eher zur Single Org greifen.

Weitere Unterschiede zwischen Single Org und Multi Org

Die Sache der Administration ist ein weiterer Punkt, der in die Entscheidung mit einfließt. Auch hier sollte man sich bewusst sein: bei einer Single Org Instanz wird die Administration von einem zentralen Team unternommen. Das verringert den Aufwand der Abstimmung enorm und sorgt für eine klare und sichere Kommunikation. Bei einer Multi Org Instanz hingegen wird jede einzelne Instanz von einem eigenen Admin-Team bewacht und geleitet. Auch Erweiterungen oder Veränderungen profitieren eher von einer Single Org Instanz, denn hier kann man zentral entscheiden, was wo eingesetzt werden soll. Eine Multi Org Instanz hat hier aber wiederum den Vorteil, dass man bei einer abgeschotteten Instanz die Funktion erst testen kann, bevor man sie woanders einsetzt.

Im Allgemeinen ist die Administration sowie die Einrichtung verschiedener Funktionen ein zentraler Aspekt der Entscheidung. Das Multi Org System erlaubt es dem Unternehmen, verschiedene Bereiche einzeln zu verändern. Das ist zum Beispiel auch im Aspekt der Sicherheit sehr nützlich, denn manche Unternehmensbereiche müssen mehr gesichert werden als andere oder besitzen eigene Bedürfnisse, denen man sich getrennt annehmen muss.

Das Gleiche gilt für die Installation von Erweiterungen oder die Veränderung einzelner Einstellungen. Bei einer Single Org Instanz passiert immer alles zentral; da alle Unternehmensbereiche zusammengefasst werden, gelten auch damit verbundene Änderungen global. Das ist oftmals nicht weite schlimm, da man sich ja oft aufgrund der Einfachheit der zentralen Administration für Single Org entscheidet und somit oft auch Veränderungen global vorgenommen werden sollen, doch in einzelnen Fällen kann das nicht gewünscht sein; hier müsste man dann zu Multi Org wechseln. Zu guter Letzt spielt auch die Datenverarbeitung eine Rolle; es ist mithin übersichtlicher, jeden Datensatz, jeden Report und jede dazugehörigen wichtigen Überblicke in einem Multi Org System darzustellen und darauf basierend Entscheidungen zu treffen; vor allem in größeren Unternehmen ist das oft um einiges einfacher, da so einfach ein besserer Überblick herrscht.

Single Org oder Multi Org?

Am Ende kommt diese Entscheidung ganz auf das eigene Unternehmen an. Kurz gesagt kann man sich diese Richtlinie merken: ist das eigene Unternehmen ein recht standardisiertes Unternehmen, in dem sich viele Prozesse wiederholen bzw. gleichen und auch intern alles eher zentral geregelt wird, wäre die Single Organization eine bessere Wahl. Man kann alle Unternehmensabläufe und Reports auf einen Blick sehen, hat alles zentral im Griff und kann jederzeit global Änderungen vornehmen, die dann für das gesamte Unternehmen gelten. Das ist vor allem bei kleineren Unternehmen mit wenigen Abteilungen sehr vorteilhaft und erleichtert die Arbeit enorm.

Bei größeren Unternehmen, in denen es ncht nur viele verschiedene Abteilungen und Bereiche gibt, sondern die vielleicht auch global in verschiedenen Ländern tätig sind, ist eine Multi Org Strategie oft um einiges besser. Man kann mit Salesforce verschiedene Unterteilungen vornehmen, sich um jede Abteilung, jede Niederlassung und jeden Unternehmensprozess separat kümmern und somit auf verschiedene Ansprüche, die den Abteilungen zu eigen sind, reagieren. Single Org wäre in diesem Fall zu unübersichtlich, da zu viele Informationen auf zu kleinem Raum gesammelt und klassifiziert werden würden. Am Ende kommt es also auf die eigenen Bedürfnisse und die Strukturierung des Unternehmens an, für welche Art man sich entscheidet!