Warum Sie erst das E-commerce-System und dann das ERP-System wechseln sollten

Alt-Systeme sind Kostentreiber. Häufig ist die Arbeitsweise mit ihnen wenig bis gar nicht automatisiert und ineffizient. Aufgrund ihres Alters unterstützen die Plattformen verschiedene Drittanbieter-Anwendungen nicht, sie werden zunehmend fehleranfälliger und/oder weisen Sicherheitslücken auf. Sobald eines oder mehrere dieser Probleme vorliegen, ist es sehr wahrscheinlich an der Zeit, Altlasten loszuwerden und auf ein modernes System umzusteigen. Handelt es sich bei Ihrem Tech-Stack aber um eine Kombination aus E-Commerce-System und ERP, stellt sich häufig die Frage, welche Plattform zuerst gewechselt werden sollte.

Dieser Frage wollen wir in diesem Beitrag auf den Grund gehen und klären, warum es sich in der Regel eher anbietet, zunächst das Commerce-System zu tauschen.

Was ist ein ERP-System?

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Ressource Planning. Im Wesentlichen dient ein ERP der Steuerung verschiedener Prozesse im Unternehmen. Den Kern des Systems bildet für gewöhnlich ein Warenwirtschaftssystem, mit dem sich Lagerbestände nachverfolgen und verwalten lassen. Sie können jederzeit nachvollziehen, wann Ihrem Lager Waren zu- oder abfließen, wo diese gelagert werden und auf Wunsch auch eine automatische Nachbestellung auslösen, wenn Bestände zur Neige gehen.

Neben der Warenwirtschaft verfügt ein ERP noch über weitere Komponenten, dazu zählen:

• Personal- und Arbeitszeitplanung

• Verwalten von Produktinformationen (engl.: Product Informationen Management = PIM)

• Buchhaltung

• Kundenverwaltung (eng.: Customer Relationship Management = CRM)

Da sich mit einem ERP zahlreiche Prozesse aus den oben genannten Geschäftsbereichen automatisieren lassen, ist ein solches System gerade für Händler und Hersteller unabdingbar.

Was ist ein E-Commerce-System?

Ein E-Commerce-System ist eine Software-Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Produkte und Dienstleistungen online und offline zu verkaufen. Commerce-Systeme dienen vor allem der Produktdatenverwaltung und der -präsentation. Sie definieren verschiedene Eigenschaften und Details wie Preise, Produktbilder und -texte. Zudem lassen sich einzelne Artikel in Kategorien und Unterkategorien strukturieren.

Eine weitere Kernfunktion des E-Commerce-Systems ist die Verwaltung von Bestellungen. Die Plattform beinhaltet Warenkorb- und Checkout-Funktionen, die es Kunden ermöglichen, einen Kauf in Ihrem Shop abzuschließen. Dafür stehen dem Käufer in der Regel verschiedene Zahlungsmethoden zur Verfügung, die sich über Drittanbieter-Gateways integrieren lassen. Eingehende Bestellungen lassen sich jederzeit vom Backend des Systems aus verfolgen und verwalten. Anhand einer Standardvorlage erstellen und versenden Sie eine Rechnung für Ihre Kunden, während Ihrer Logistikabteilung zeitgleich eine Auftragsbescheinigung für Kommissionierung und Versand zugeht. Idealerweise sind Rechnungslegung und Auftragsverarbeitung vollständig automatisiert.

Ähnlich wie ERPs unterstützen auch Commerce-Systeme die Verwaltung von Beständen. Allerdings ist diese Inventarverwaltung für gewöhnlich weniger detailliert. Zwar lassen sich Lagerein- und -ausgänge erfassen, es gibt aber in der Regel keinerlei Informationen zum Lagerort, weshalb z.B. keine Platzoptimierung im Lager vorgenommen werden kann. Das ist einer der Gründe, warum viele Unternehmen auf eine Kombination aus ERP und Commerce-System setzen.

Wann es an der Zeit ist, über einen Wechsel von ERP und E-Commerce-System nachzudenken

Der Wechsel eines ERPs und/oder Commerce-Systems ist kein einfacher Eingriff in die Prozesse Ihres Unternehmens. ERP-Systeme kosten bei ihrer Einführung häufig einen fünfstelligen Betrag. Hinzukommt, dass sich Ihr Team an den Technologiewechsel anpassen und den Umgang mit den Systemen erst erlernen muss.  

Gründe wie diese führen dazu, dass Unternehmen einen Umstieg oft so lange es geht hinauszögern. Es gibt aber eindeutige Anzeichen, die Sie auf keinen Fall ignorieren und stattdessen einen Wechsel in Betracht ziehen sollten. Die wichtigsten Signale sehen Sie hier. 

Ihre Prozesse sind ineffizient: Wenn Sie aufgrund vieler manueller Prozesse hohe Durchlaufzeiten haben, könnte es an der Zeit für eine Modernisierung Ihrer Systeme sein. Auf diese Art lassen sich zahlreiche Standardprozesse automatisieren, sodass Ihr Team wieder mehr Zeit für Ihr Tagesgeschäft hat. 

Sie besitzen viele Insellösungen: Die zentrale Speicherung und Verwaltung von Produkt-, Bestands- und Kundendaten vereinfacht die Arbeit mit diesen enorm und reduziert Fehlerquellen. Wenn Ihre Systeme die nahtlose Integration von Drittanbietern verhindern, die im Geschäftsalltag unerlässlich sind, sollten Sie über einen Systemwechsel nachdenken. 

Ihre Systeme werden nicht mehr unterstützt: Früher oder später wird der Support für jede Software eingestellt. Hier bilden ERPs und E-Commerce-Systeme keine Ausnahme. Nicht länger unterstützte Plattformen können mit der Zeit ein enormes Sicherheitsrisiko darstellen und sollten ausgetauscht werden. 

Ihre Anforderungen haben sich verändert: Vielleicht war Ihre Systemkombination zum Zeitpunkt ihrer Einführung genau die richtige für Ihr Unternehmen, doch nun sind Sie Ihrer Lösung buchstäblich entwachsen und benötigen Features, die in der Vergangenheit keine Rolle gespielt haben und die Ihre Plattformen nicht abdecken. Ist das der Fall, sollten Sie nach Lösungen suchen, die Ihrem Unternehmen in seiner jetzigen Phase (und in Zukunft!) gerecht werden. 

Die Kundenerfahrung leidet: Ein gelungenes Einkaufserlebnis sollte immer Ihr oberstes Ziel sein. Wenn Ihre Systeme die Kundenerfahrung aufgrund Ihrer Komplexität beeinträchtigen, kann sich das negativ auf Ihren Umsatz auswirken. 

Sie sparen Kosten ein: Der Wechsel eines oder mehrerer Systeme ist mit einem großen initialen Aufwand verbunden. Wenn sich aber abzeichnet, dass Sie aufgrund geringerer Lizenzkosten und/oder Einsparungen beim Wartungsaufwand langfristig sparen, kann sich ein Umstieg auch aus monetärer Sicht lohnen.

7 Gründe, warum Sie Ihr E-Commerce-System vor Ihrem ERP wechseln sollten

Zwischen ERP und Online-Shop-System gibt es einen engen Zusammenhang – für gewöhnlich ist der Shop nahtlos in das ERP integriert und jede eingehende Bestellung wird automatisch vom Enterprise Ressource Planning erfasst und verarbeitet. Wir hatten aber eingangs schon erwähnt, dass es sehr wahrscheinlich ratsam ist, den Shopsystem-Wechsel zuerst zu vollziehen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen 7 Gründe, warum das so ist.

#1 Der ROI wird erhöht

Im Gegensatz zum ERP hat das Commerce-System einen größeren Einfluss auf den Return of Investment (ROI). Mit einer modernen Plattform profitieren Sie von gesteigerten Umsätzen, mehr Zahlungsmöglichkeiten für die Kunden und einer höheren Conversionrate dank eines modernen Checkouts, der weniger Absprünge verursacht. Das hat zur Folge, dass sich die Modernisierung des Systems schneller amortisiert und Ressourcen für den anschließenden ERP-Wechsel schafft.

#2 Das E-Commerce-System hat mehr Einfluss auf die Kundenbeziehung

Während ein ERP eher auf die Prozesse im Hintergrund Einfluss nimmt, hat Ihr Commerce-System direkte Auswirkungen auf Ihr Frontend – und damit auch auf den Kunden. Besucher interagieren permanent mit Ihrem Shop. Führen lange Ladezeiten, Abstürze, eine unübersichtliche Nutzerführung oder andere Störfaktoren zu unerwünschten Absprüngen, werden die Prozesse im Backend, die vor allem die Auftragsabwicklung betreffen, gar nicht erst angetastet. Deshalb lohnt es sich, bei einem Systemwechsel mit dem E-Commerce-System zu beginnen.

#3 Ein Frontend altert schneller als ein Backend

Eben weil sie so komplex sind, sind ERP-Systeme in der Regel auf eine lange Nutzungsdauer ausgelegt. Einmal korrekt implementiert, verrichten die meisten Systeme ihren Dienst auch nach einem Jahrzehnt und länger. Das muss bei einem Commerce-System nicht unbedingt der Fall sein: Was heute in Sachen Usability und Design als State of the Art gilt, kann in wenigen Jahren bereits wieder obsolet sein. Das liegt daran, dass Marktanforderungen, Kundenwünsche und auch rechtliche Vorschriften in Bezug auf die Produktkennzeichnung und -präsentation hier einen starken Einfluss ausüben. Aus diesem Grund hat sich auch der Headless Commerce entwickelt, der ein Frontend von seiner Logik im Backend entkoppelt und das System so flexibler macht.

#4 Die Komplexität sinkt

Das Commerce-System zu wechseln, gestaltet sich für gewöhnlich einfacher und weniger risikoreich als der Umstieg auf ein neues ERP. Deshalb empfiehlt es sich, mit dem Shopsystem zu starten. Erkenntnisse, die Sie aus dieser Phase des Umstiegs gewinnen, lassen sich womöglich für den Umzug des ERPs nutzen, was die Planung und Umsetzung des ERP-Projektes vereinfacht.

#5 Die Datenintegration ist sichergestellt

Moderne E-Commerce-Systeme ermöglichen mithilfe sog. API-Schnittstellen die Integration zahlreicher Systeme, darunter auch ERPs. Es macht also Sinn, zunächst das für Sie beste Shopsystem auszuwählen. Sobald es implementiert ist, kann die Integration des dazu passenden ERPs erfolgen.

#6 Die Akzeptanz der Nutzer wird erhöht

Wenn ein doppelter Systemwechsel ansteht, bedeutet dies für Ihr Team eine Menge Schulungsaufwand. Ihre Mitarbeiter müssen sich an die neuen Technologien gewöhnen und lernen, sie bei täglichen Arbeitsabläufen einzusetzen. Wenn Sie mit dem in der Regel weniger komplexen Commerce-System starten, vereinfachen Sie den Umstieg für Ihre Mitarbeiter und erhöhen so die Akzeptanz, sich auf den neuen Tech-Stack einzulassen.

#7 Sie können Middleware nutzen

Wenn Sie zuerst auf ein modernes Commerce-System setzen, können Sie dieses durch eine Middleware-Lösung mit Ihrem ERP verknüpfen. Dadurch wird der spätere Wechsel des ERP-Systems erheblich vereinfacht. Sie müssen dann lediglich die Verbindung des ERPs zur Middleware erneuern - das Shopsystem bleibt davon unberührt.

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Shopify

Shopify ist das Shopsystem des gleichnamigen kanadischen Softwareanbieters. Shopify-Gründer Tobias Lütke war auf der Suche nach einer Software-Lösung für seinen eigenen Snowboard-Shop. Als er nicht fündig wurde, programmierte er das System einfach selbst – mit ungeahntem Erfolg. Heute ist Shopify eines der am meisten verbreiteten Commerce-Systeme am Markt. Laut Store Leads existieren allein in Deutschland mehr als 75.000 Shopify-Stores.

Shopify arbeitet vollständig cloudbasiert. Um eine eigene Serverlandschaft müssen sich Shop-Betreiber daher keine Sorgen machen. Seinen Erfolg verdankt das System seiner Einfachheit. Zum Aufsetzen eines funktionalen Online-Shops sind in der Regel keine Programmierkenntnisse nötig. Über den App-Store lässt sich das Shopsystem meist mit wenigen Klicks um neue Funktionen erweitern. Für den lokalisierten Verkauf stehen Händlern bis zu zehn Inventarstandorte in drei Märkten zur Verfügung. Lokale Händler genießen zudem Zugriff auf das hauseigene Shopify POS Lite.

Shopify gibt es in drei Ausführungen:

• Basic: 27 EUR/Monat

• Shopify: 79 EUR/Monat

• Advance: 289 EUR/Monat

Shopify Plus

Shopify Plus ist die Enterprise-Lösung von Shopify und richtet sich vor allem an internationale Unternehmen mit höherem Transaktionsvolumen. Das System bietet dieselben Grundvoraussetzungen wie Shopify, wartet aber mit diversen Zusatzfunktionen auf. Dazu zählen das vollständig integrierte Kassensystem POS Pro, umfangreiche Funktionen für den B2B-Commerce und eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeiterkonten.

In Sachen Customizing bietet Shopify Plus zudem mehr Freiheiten als Shopify. So lassen sich verschiedene ERP-Systeme direkt an das E-Commerce-System anbinden, darunter SAP, Microsoft Dynamics oder Acumatia. Mit den Shopify-Plus-exklusiven Apps Shopify Flow und Launchpad lassen sich zahlreiche Prozesse planen und automatisieren.

Das Pricing bei Shopify Plus erfolgt umsatzgebunden, beläuft sich aber auf mindestens $ 2.300 / Monat.

Fazit

Auch wenn ein Systemwechsel ein hohes Maß an Kosten und Aufwand nach sich zieht: Wenn sich abzeichnet, dass Alt-Systeme das Wachstum und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens gefährden, sollten Sie auf keinen Fall an diesen Lösungen festhalten. Sollten sowohl E-Commerce-Lösung als auch ERP vom Umstieg betroffen sein, lohnt es sich, mit dem Commerce-System zu starten. Für den Umstieg können wir Shopify oder Shopify Plus wärmstens empfehlen.