Die E-Rechnungspflicht ist eine bedeutende Änderung im Rechnungswesen in Deutschland. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen innerhalb Deutschlands tätigen, ihre Rechnungen in einem elektronischen Format ausstellen und empfangen. Dies gilt für B2B-Geschäfte und folgt der EU-Richtlinie, die den digitalen Austausch von Rechnungen vorantreibt, um Transparenz und Effizienz zu erhöhen.
Inhaltsverzeichnis
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Was versteht man unter der E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, sodass sie von Computern automatisch verarbeitet werden kann. Sie unterscheidet sich von einfachen PDF-Rechnungen oder papierbasierten Rechnungen, da sie speziell dafür konzipiert ist, automatisiert in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert zu werden, ohne dass eine manuelle Dateneingabe notwendig ist.
Merkmale einer E-Rechnung:
Strukturiertes Datenformat: Die E-Rechnung liegt in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD vor, die bestimmte Felder und Informationen klar definieren (z. B. Betrag, Rechnungsnummer, Steuerdaten).
Automatisierte Verarbeitung: Da sie maschinenlesbar ist, kann die Rechnung direkt von Softwares verarbeitet und in Buchhaltungs- und Steuersysteme übernommen werden.
Rechtlich anerkannt: E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und enthalten alle rechtlich notwendigen Bestandteile einer Rechnung, z. B. Steuernummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum.
Vor- und Nachteile von E-Rechnungen
Vorteile
Zeitersparnis und Effizienz: Automatisierte Verarbeitung reduziert den manuellen Aufwand bei der Rechnungsstellung und -erfassung. Schnellere Übertragung und Bearbeitung von Rechnungen können außerdem zu schnelleren Zahlungen führen.
Fehlerreduktion: Da Daten direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme übernommen werden, sinkt das Risiko von Eingabefehlern, die bei manueller Verarbeitung entstehen können.
Kosteneinsparungen: Keine Ausgaben für Papier, Druck, Porto und physische Lagerung. E-Rechnungen sorgen außerdem für eine Effizienzsteigerung durch verkürzte Bearbeitungszeiten.
Umweltfreundlich: Ein papierloser Rechnungsprozess trägt zur Ressourcenschonung bei und unterstützt nachhaltige Geschäftsprozesse.
Gesetzeskonformität: E-Rechnungen entsprechen gesetzlichen Anforderungen, die in vielen Ländern zunehmend verbindlich werden.
Bessere Nachvollziehbarkeit: Durch die strukturierte elektronische Speicherung und Verknüpfung mit IT-Systemen ist die Nachverfolgung und Archivierung von Rechnungen einfacher und effizienter.
Nachteile
Anfangsinvestitionen und Implementierungskosten: Die Umstellung auf E-Rechnungssysteme kann initiale Investitionen in Software und Schulungen erfordern, insbesondere für kleinere Unternehmen.
Technische Komplexität: Die Integration von E-Rechnungslösungen in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme kann technisches Know-how erfordern. Unterschiede bei den Dateiformaten (XRechnung, ZUGFeRD) können eine Herausforderung bei der Einführung sein.
Abhängigkeit von Technologie: Bei technischen Störungen oder Systemausfällen könnten E-Rechnungen nicht rechtzeitig verarbeitet oder gesendet werden.
Datenschutz und Sicherheit: Digitale Rechnungen müssen entsprechend den Datenschutzanforderungen (DSGVO) gesichert und archiviert werden. Dies erfordert zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen, um Cyberangriffe oder Datenverlust zu verhindern.
Akzeptanz bei Partnern: Nicht alle Geschäftspartner, insbesondere kleinere Unternehmen, sind möglicherweise sofort in der Lage, E-Rechnungen zu empfangen oder zu verarbeiten, was die Umstellung verlangsamen könnte.
Übergangsregelungen für Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend. Unternehmen können in den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in Formaten wie PDF oder JPG versenden, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers. Trotz dieser Möglichkeit müssen alle Unternehmen ab 2025 sicherstellen, dass sie in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro bleibt die Nutzung von Papierrechnungen und nicht-standardisierten E-Rechnungen sogar bis Ende 2027 möglich. Unternehmen, die diese Umsatzgrenze überschreiten, können in dieser Zeit Rechnungen im EDI-Format übermitteln, ebenfalls mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 2028 sind jedoch alle Unternehmen verpflichtet, vollständig auf das E-Rechnungsformat gemäß der europäischen Norm EN 16931 umzusteigen. Gleichzeitig werden die gesetzlichen Rahmenbedingungen für neue Meldesysteme auf nationaler und EU-Ebene umgesetzt.
Lesetipp: Alles was Sie über B2B mit Shopify wissen müssen, erklären wir im verlinkten Blogbeitrag.
E-Rechnung vs. PDF-Rechnung: Das sind die Unterschiede
Der Hauptunterschied zwischen E-Rechnung und PDF-Rechnung liegt im Format und der Art der Verarbeitung. E-Rechnungen werden in strukturierten Formaten wie XML erstellt. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und eine direkte Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme, wodurch manuelle Eingaben und potenzielle Fehler minimiert werden. Darüber hinaus erfüllen E-Rechnungen spezifische gesetzliche Anforderungen und Normen, was sie für B2B-Transaktionen ab 2025 verpflichtend macht.
Im Gegensatz dazu sind PDF-Rechnungen digitale Dokumente, die das Layout traditioneller Papierrechnungen abbilden. Sie erfordern oft manuelle Eingaben zur Verarbeitung, da die Daten nicht automatisch extrahiert werden können. Bis Ende 2024 können PDF-Rechnungen weiterhin verwendet werden, solange der Empfänger zustimmt. Allerdings sind sie weniger effizient und erfüllen nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Zusammengefasst sind E-Rechnungen für automatisierte, rechtskonforme Prozesse gedacht, während PDF-Rechnungen manuell verarbeitet werden müssen und nicht den gleichen rechtlichen Anforderungen entsprechen.
Shopify Rechnung erstellen: Diese Shopify Apps eignen sich für die E-Rechnung
Sufio
Sufio ist eine benutzerfreundliche App, die automatisch konforme E-Rechnungen für B2B- und B2C-Kunden generiert. Sie unterstützt verschiedene Rechnungsformate und ist auf Steueranforderungen in verschiedenen Ländern abgestimmt.
Funktionen:
Automatisches Erstellen und Versenden von Rechnungen, Gutschriften, Quittungen und Mahnungen
Mehrsprachigkeit
Steuerkonformität (inkl. EU VAT)
Rechnungsanpassung
Preisgestaltung:
Starter: $7/ Monat, inkl. 15 Rechnungen
Growth: $19/ Monat, inkl. 50 Rechnungen
Professional: $49/ Monat, inkl. 5000 Rechnungen
Premium: $129/ Monat, unbegrenzte Anzahl an Rechnungen
Lesetipp: Hier beleuchten wir die Sufio App im Detail.
Billbee
Billbee ist ein Tool zur Automatisierung von Rechnungen, Auftragsabwicklung und Versand. Es eignet sich besonders gut für kleinere und mittelgroße Händler, die einfache Lösungen für E-Rechnungen und Auftragsabwicklung suchen.
Funktionen:
Multichannel Auftragsverwaltung
Integration mit verschiedenen Shopsystemen und Marktplätzen
inkl. E-Rechnung-Erstellung
Preisgestaltung:
Kostenlose Installation, transaktionsbasierte Abrechnung (basierend auf verarbeiteten Bestellungen) ab 9 € (netto) pro Monat
Invoice Falcon
Invoice Falcon bietet eine einfache Möglichkeit, E-Rechnungen direkt in Shopify zu erstellen. Die App unterstützt verschiedene Rechnungsformate und ist besonders für Unternehmen geeignet, die individuelle Rechnungen und Angebote benötigen.
Funktionen:
Vollständig anpassbare Rechnungen
Automatisierte und manuelle Rechnungsstellung
Integrierte Steuerberechnungen
Automatisches Erkennen und Versenden von Rechnungen basierend auf der Sprache des Kunden
Preisgestaltung:
Pay as you go: kostenlose Installation, inkl. 50 Rechnungen, $9.99/Monat für unbegrenzte Rechnungen über das kostenlose Limit hinaus
Business: $15/ Monat, unbegrenzte Anzahl an Rechnungen
Lesetipp: Shopify-Buchhaltung: So erstellen Sie automatisiert Rechnungen mit Shopify-Apps und behalten stets den Überblick.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz im Rechnungswesen für B2B-Unternehmen in Deutschland. Mit klaren Übergangsfristen und den Möglichkeiten, bestehende Rechnungsformate vorerst weiter zu nutzen, haben Unternehmen Zeit, sich anzupassen. Die Vorteile von E-Rechnungen, wie Zeitersparnis, Kostensenkung und Fehlerreduktion, überwiegen deutlich die anfänglichen Herausforderungen. Durch geeignete Shopify-Apps können Händler die Umstellung erleichtern und sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
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Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht und der E-Rechnung mit Shopify
Was ist die E-Rechnungspflicht 2025?
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 verlangt, dass Unternehmen in Deutschland bei B2B-Geschäften Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und versenden. Diese Rechnungen müssen dem EU-Standard EN 16931 entsprechen und werden in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt.
Warum wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?
Die E-Rechnungspflicht dient dazu, den Rechnungsprozess zu digitalisieren, Kosten zu senken, die Transparenz zu erhöhen und Steuerbetrug zu bekämpfen.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht tritt ab dem 1. Januar 2025 für alle B2B-Geschäfte in Deutschland in Kraft. Es gibt jedoch Übergangsfristen, die bis 2027 für kleinere Unternehmen gelten, die einen Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro haben.
Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?
Zulässige Formate sind strukturierte Datenformate wie XRechnung, ZUGFeRD oder andere XML-basierte Formate, die den EU-Normvorgaben entsprechen. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und Archivierung.
Wie kann ich E-Rechnungen in Shopify generieren?
Shopify unterstützt E-Rechnungen über verschiedene Apps, wie Sufio, Billbee oder Invoice Falcon. Diese Apps helfen dabei, konforme E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu archivieren.
